Arbeitsanweisungsvorlagen ermöglichen es Unternehmen, Wissen schneller mit ihren Mitarbeitern zu teilen. Mit einer intelligenten, standardisierten Methode können Unternehmen die Einführung und Pflege ihrer standardisierten Prozesse beschleunigen und optimieren.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Arbeitsanweisungsvorlagen Unternehmen in die Lage versetzen, zu standardisieren, wie sie standardisieren.
Das Thema der Standardisierung Ihrer Standardisierungsmethoden mag ein wenig abwegig erscheinen, aber es ist ein unglaublich lohnendes Unterfangen. Wenn Ihre Arbeitsanweisungen schwer zu implementieren, zu pflegen und kontinuierlich zu verbessern sind, wie effektiv können sie dann sein?
Da Arbeitsanweisungen eine langfristige Strategie sind, brauchen Sie intelligente und effektive Methoden. Vorlagen für Arbeitsanweisungen sind dabei eine große Hilfe. Mit den richtigen Arbeitsanweisungsvorlagen können Unternehmen eine konsequente Standardisierung aller Arbeitsabläufe erreichen, aber die falschen Vorlagen können mehr Ärger machen als sie wert sind.
Vor diesem Hintergrund wollen wir die Möglichkeiten von Arbeitsanweisungsvorlagen untersuchen und herausfinden, wie Sie die richtige Arbeitsanweisungslösung für Ihr Unternehmen finden.
Die Leistung von Arbeitsanweisungsvorlagen
Arbeitsanweisungsvorlagen ermöglichen es Unternehmen, verschiedene Funktionen in optimierter Weise auszuführen. Sie helfen Unternehmen:
- Standardisierungsmethoden in Gang zu setzen
- die Zeit für die Erstellung von Arbeitsanweisungen zu verkürzen
- Hunderte von Anweisungen gleichzeitig zu aktualisieren
- Komplexes Wissen schnell und effektiv mit der Belegschaft zu teilen.
- Sicherstellen, dass alle standardisierten Methoden standardisiert sind, unabhängig davon, wer die Anleitungen erstellt
Bei dieser Liste von Möglichkeiten ist es kein Wunder, dass Unternehmen, die eine Standardisierung benötigen, Arbeitsanweisungsvorlagen einsetzen wollen.
Aber woher wissen Sie, welche Vorlagen für Ihr Unternehmen geeignet sind?
Nicht alle Arbeitsanweisungsvorlagen sind gleich.
In erster Linie ist eine Standardisierung auf jeder Ebene gut. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre besten Praktiken zu identifizieren und mit der Belegschaft zu teilen und bei jedem Prozess ein höheres Qualitätsniveau zu erreichen. Und die Verwendung einer Reihe von Vorlagen kann Ihnen helfen, die Dokumentation Ihrer Verfahren in Gang zu bringen.
Allerdings sind nicht alle Vorlagen für Arbeitsanweisungen für einen langfristigen Erfolg ausgelegt.
Eine schnelle Google-Suche zeigt Ihnen zwar eine Reihe von Standardisierungsmethoden und vermeintlich kostenlosen Optionen, aber nicht jede davon entspricht den Anforderungen Ihres Unternehmens. In ähnlicher Weise können Unternehmen Word, PowerPoint oder eine Reihe von PDF-Dateien verwenden, um ihre Methoden zu standardisieren, aber oft bleiben diese Bemühungen ohne Erfolg. Ohne ein zweckmäßiges System, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Vorlagen optimal zu nutzen, können Mitarbeiter und Vorgesetzte eines Systems und einer Methode überdrüssig werden, die schwer zu verstehen und noch schwerer zu aktualisieren sind.
Damit Ihre Arbeitsanweisungsvorlagen so effektiv sind, wie Sie sie brauchen, müssen sie genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt sein, damit die Mitarbeiter sie leicht befolgen und die Autoren sie schnell erstellen und aktualisieren können.
4 Kernelemente einer guten Arbeitsanweisungsvorlage
Wie wählen Sie also die richtigen Arbeitsanweisungsvorlagen aus? Und wie können Sie den Prozess optimieren, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrer Arbeitsanweisungslösung herausholen?
Bei der Betrachtung von Arbeitsanweisungsvorlagen ist es sinnvoll, sie aus zwei Perspektiven zu betrachten.
- Wie leicht können die Mitarbeiter die Arbeitsanweisungen verstehen?
- Wie schnell können die Autoren die Anweisungen erstellen und aktualisieren?
Die besten Arbeitsanweisungsvorlagen und -plattformen verfügen über vier Kernelemente, die es Unternehmen ermöglichen, die Art und Weise zu optimieren, wie Mitarbeiter Wissen erhalten und wie Autoren es erstellen/aktualisieren.
1. Gestaltung & Funktion
Das erste Element einer guten Arbeitsanweisungsvorlage ist das Design. Die Mitarbeiter brauchen ein umfassendes Design, das ihren Blick auf die entscheidenden Elemente der Arbeitsanweisung lenkt. Aus diesem Grund sollten die visuellen Elemente und Hinweise in Ihren Arbeitsanweisungsvorlagen systematisch in der Nähe der Mitte platziert werden und den größten Teil des Bildschirms einnehmen. Alle zusätzlichen Informationen, die nicht unmittelbar für den Prozess wichtig sind, sollten am Rand platziert werden.
So können die Mitarbeiter jederzeit leicht auf die Informationen zugreifen und sie einsehen, ohne dass sie die Aufmerksamkeit vom Hauptprozess ablenken.
Unsere Software für Arbeitsanweisungen übernimmt die Gestaltung für Sie. Mit einem bewährten Design, das von Herstellern entwickelt wurde und von Unternehmen auf der ganzen Welt verwendet wird, bietet VKS Ihren Mitarbeitern ein einfaches und verständliches Layout und ermöglicht es Autoren, interaktive Elemente zu erstellen und hinzuzufügen.
Die Benutzer können je nach Prozess und Bedarf zwischen verschiedenen Anzeigemodi umschalten. Wenn das Ziel darin besteht, sich auf ein bestimmtes Verfahren zu konzentrieren, können die Benutzer das Design erweitern und den Ablenkungsfreien Modus einschalten. Möchte der Benutzer hingegen einen Überblick über seine Leistung behalten und/oder seine Platzierung innerhalb des Leitfadens verfolgen, kann VKS die Miniaturansichten anzeigen und die Infotafel erweitern.
2. Vorlagen für Arbeitsanweisungen vervielfältigen
Abgesehen von der Gestaltung und Funktion Ihrer Arbeitsanweisungsvorlagen sollten Sie Ihre Arbeitsanweisungen leicht wiederholen können, wenn Sie eine Reihe ähnlicher Prozesse haben.
In diesem Fall können Sie eine grundlegende Arbeitsanweisung erstellen, die die erforderliche Struktur sowie die einleitenden Sicherheitsmaßnahmen und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) enthält. Auf dieser Grundlage können Sie dann jeden einzelnen Leitfaden auf das jeweilige Produkt bzw. Verfahren zuschneiden.
Durch die Vervielfältigung von Arbeitsanweisungsvorlagen lässt sich der Zeitaufwand für die Erstellung von Arbeitsanweisungen auf die Hälfte oder mehr reduzieren. Die Autoren von Arbeitsanweisungen brauchen nur die Lücken auszufüllen, um einen völlig neuen Prozess zu erstellen. Alle wichtigen Maßnahmen, die Reihenfolge der Prozesse und die Best Practices des Unternehmens sind bereits in den Arbeitsanweisungen enthalten, einschließlich aller Smart Forms, Warnungen und Rule Engines.
Da die Vorlage in einem einzigen zugänglichen System gespeichert ist und über eine vollständige Versionshistorie verfügt, ist es zudem einfach und äußerst zuverlässig, den Überblick über Ihre ursprünglichen Vorlagen und deren Änderungen zu behalten.
3. Eingebettete Leitfäden
Arbeitsanweisungsvorlagen können auch dazu verwendet werden, bestimmte Praktiken in jede beliebige Arbeitsanweisung einzubetten, was ihre Verwendung zu einem Kraftwerk für kontinuierliche Verbesserungen macht. Unternehmen können eine Vorlage aktualisieren und verbessern und die Änderungen automatisch auf alle zugehörigen Leitfäden anwenden lassen.
Eingebettete Leitfäden sind die nächste Stufe der Arbeitsanweisungsvorlagen und ermöglichen eine schnellere und einfachere kontinuierliche Verbesserung.
So funktioniert es.
Innerhalb jedes Unternehmensverfahrens gibt es spezifische Richtlinien, SOPs und Sicherheitsverfahren, die jedes Mal befolgt werden müssen. Mit den eingebetteten VKS-Leitfäden können Autoren an jeder Stelle einer Arbeitsanweisung vordefinierte Vorgehensweisen einbetten. Das bedeutet, dass sie nicht jedes Mal, wenn sie einen neuen Leitfaden erstellen, Sicherheitsmaßnahmen oder SOPs neu erstellen müssen.
Aber jetzt kommt der Clou. Wenn diese Sicherheitsmaßnahmen und SOPs verbessert werden, werden sie automatisch in allen Leitfäden, die das eingebettete Verfahren verwenden, aktualisiert. Dieser intelligente Prozess ermöglicht es Unternehmen, alle ihre Arbeitsanweisungen zu verbessern, indem sie nur eine Datei anpassen.
Anwendungsfall Arbeitsanweisungsvorlage: Hunderte von Anweisungen mit einem Klick aktualisieren
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie leiten eine Montageabteilung, die derzeit Sitze für Fernlastwagen, Lokomotiven und Rasenmäher zusammenbaut. Sie haben über 200 separate Anleitungen für Ihre Sitzreihe erstellt. Obwohl jedes Produkt anders ist, hat jeder Prozess ähnliche Kernverfahren wie Sicherheitsmaßnahmen und allgemeine SOPs.
Kürzlich haben Sie und Ihr Team eine schnellere und sicherere Methode zur Befestigung der pneumatischen Komponenten an der Basis des Sitzes entdeckt. Dieses neue Verfahren soll die Qualität verbessern und die Produktion beschleunigen.
Jetzt müssen Sie nur noch Ihre Leitfäden mit dem neuen Verfahren aktualisieren. In der Vergangenheit mussten die Unternehmen alle 200 Arbeitsanweisungen manuell heraussuchen und einzeln aktualisieren. Oft verpassten die Unternehmen die Verbesserungen, weil die Aktualisierung der Anleitungen einfach zu viel Arbeit war.
Aber zum Glück verwenden Sie die eingebetteten VKS-Anleitungen, die es Ihnen ermöglichen, den Kernprozess über alle Anleitungen hinweg zu isolieren und zu aktualisieren. Sobald die Änderung vorgenommen wurde, werden alle 200 betroffenen Leitfäden automatisch mit dem neuen Prozess aktualisiert, was Ihrem Team Wochen an Arbeit erspart.
Weiterlesen: Wussten Sie, dass Seats Inc. die VKS Arbeitsanweisungssoftware verwendet? Durch den Einsatz digitaler Arbeitsanweisungen konnte Seats Inc. die Qualität der Produktion steigern, die Einhaltung der ISO 9001 sicherstellen und eine bessere Zugänglichkeit und Kommunikation für die Mitarbeiter gewährleisten.
Ähnlich wie bei den eingebetteten Leitfäden können Anwender mit VKS Arbeitsanweisungen auch Vorlagen für interaktive und informative Elemente innerhalb ihrer Arbeitsanweisungen erstellen. Dies ermöglicht ein hohes Maß an Vielfalt, Flexibilität und Kontrolle bei der Implementierung einer Arbeitsanweisungsvorlagen-Methodik.
- Smart Forms: Mit den VKS Smart Forms können Unternehmen Prozessdaten direkt in der Fertigung erfassen. Die Smart Forms können je nach Bedarf manuell oder selbstständig ausgefüllt werden.
- Rule Engine: Basierend auf spezifischen Bedingungen und Aktionen ermöglicht die VKS Rule Engine Unternehmen, automatisierte Prozesse auf der Grundlage der in den Smart Forms eingegebenen Daten anzuwenden.
- Piktogramme: Diese visuellen Hinweise helfen Mitarbeitern und Autoren, Informationen wie PSA-Anforderungen und Sicherheitshinweise schnell zu vermitteln.
Im Falle von Vorlagen können Unternehmen eine Reihe von intelligenten Formularvorlagen, Regeln und Piktogrammen erstellen und diese auf mehrere Leitfäden anwenden. Wenn diese Elemente mit neuen Feldern und Informationen aktualisiert werden müssen, wird jedes identifizierte Element sofort aktualisiert.
Dieses Maß an Variabilität und Kontrolle innerhalb der Arbeitsanweisungsvorlagen ermöglicht es den Unternehmen, die Grenzen der modernen Fertigung zu erweitern und ebnet den Weg für standardisierte und intelligente Methoden der kontinuierlichen Verbesserung.
Pro-Tipp: Innerhalb von VKS können Benutzer Ratgeber-Sets erstellen, eine Gruppe von Ratgebern, die es den Benutzern ermöglicht, gemeinsame Formulare, Regeln und Piktogramme zuzuweisen. Diese Vorlagenfunktion macht die Anwendung von gemeinsamen Elementen schnell und einfach.
Wie werden Sie Ihre Arbeitsanweisungsvorlagen verwenden?
Arbeitsanweisungsvorlagen sind ein wichtiges Instrument, mit dem Unternehmen ihre Standardisierungsmethoden in Gang setzen und optimieren können. Mit der richtigen Arbeitsanweisungsvorlagenlösung wird Prozesswissen schneller ausgetauscht und Verbesserungen werden schneller umgesetzt.
VKS bietet ein umfassendes System, das die Standardisierung einfach und dennoch leistungsstark macht. Mit über 50 Jahren Erfahrung in der Fertigung ist die VKS-Software für Arbeitsanweisungen von Herstellern für die Fertigung gemacht. Unser Vorlagensystem ermöglicht es Unternehmen, das Beste aus ihren Standardisierungsbemühungen herauszuholen und gleichzeitig den Prozess zu beschleunigen.
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