Stellen Sie sich vor, Sie füllen einen medizinischen Fragebogen aus und geben Ihre Krankengeschichte an. Wenn Sie eines der Kästchen ankreuzen, müssen Sie vielleicht ein paar Seiten durchblättern, um den richtigen Abschnitt zu finden, den Sie ausfüllen möchten.
Mit Smart Forms hingegen werden Sie, wenn Sie ein bestimmtes Kästchen ankreuzen oder eine Frage beantworten, vom digitalen Formular sofort zum nächsten entsprechenden Abschnitt geleitet. So entsteht ein rationalisierter und dynamischer Prozess, der auf den Benutzer eingeht. Dies hat unglaubliche Auswirkungen auf viele Branchen, die auf eine genaue und schnelle Datenerfassung angewiesen sind.
Anweisungen und Formulare auf Papier sind statisch und linear. Digitale Anleitungen und Smart Forms hingegen sind unglaublich vielseitig und ermöglichen eine dynamische Anpassung der Prozesse an den einzelnen Benutzer und die aktuellen Produktionsbedingungen. Unabhängig von der Produktion oder Dienstleistung werden sich die Umstände unweigerlich ändern, und Unternehmen müssen flexibel auf die Veränderungen in der Produktion und auf dem Markt reagieren.
Intelligente Formulare schaffen Prozesse, die auf die Antworten des Bedieners und anderer Systeme reagieren. Stellen Sie sich einmal vor, einer Ihrer Mitarbeiter gibt an, dass eine Spezifikationsnummer im Smart Form außerhalb des zulässigen Bereichs liegt. Als Reaktion darauf führt unsere Software für Arbeitsanweisungen die folgenden Aktionen aus:
- Anzeige einer Meldung, die dem Mitarbeiter mitteilt, was zu tun ist;
- Senden einer E-Mail an die Qualitätsabteilung;
- Zurückschicken des Benutzers zu Schritt 1;
- Öffnen eines zweiten Formulars, in dem der Benutzer aufgefordert wird, Details zur Abweichung einzugeben.
Mit dieser Funktion können sich die Bediener auf ihre Arbeit konzentrieren, während sich das System um den Rest kümmert. Sowohl das Management als auch die Mitarbeiter können sich darauf verlassen, dass die richtigen Informationen erfasst und an die richtigen Personen weitergeleitet werden.
Smart Forms können auch für mehrere Leitfäden gemeinsam genutzt werden oder nur für einen Satz von Anweisungen lokalisiert werden. Auf diese Weise können Unternehmen eine Standardisierung für alle ähnlichen Verfahren sicherstellen und gleichzeitig ihre Smart Forms für ihre spezifischen und vorrangigen Prozesse anpassen.
